Dokumente erstellen

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Inhaltsverzeichnis

Erstellung von Texten

Autoren

Zu den Aufgaben eines Konstrukteurs, Planers, Betriebsleiters und anderen technischen Führungskräften gehört auch die Erstellung von Fachtexten. Der Autor muß die Berechtigung haben, den jeweiligen Text erstellen zu dürfen. Die Berechtigung umfasst die Punkte Befähigung, Beauftragung, Weisungsrechte und anderes. Informationen dazu findet der Mitarbeiter in seiner Stellenbeschreibung, im Organigramm der Firma oder in gesetzlichen Vorgaben.

Arten der Dokumente

Die Texte sind Bestandteil von Dokumenten. Die Dokumente können sein:

  • Anweisungen: Betriebs-, Arbeits- oder Verfahrensanweisungen.
  • Anleitungen: Betriebs- oder Wartungsanleitungen
  • Dokumente: Qualitäts- oder Sicherheitsmanagementsysteme
  • Anwenderdokumente: Formblätter oder Formulare
  • Informationen: Beschreibungen oder Erläuterungstexte
  • Pläne: Fußnoten oder Anmerkungen
  • Schriftverkehr: Angebotsanfragen, Angebote oder Rechnungen; Anlagen dazu
  • ...

Titel des Dokuments

Die Art des Textes soll in die Benennung des Textes -den Titel- Eingang finden. Mache Bezeichnungen sind da durch Normen oder Gesetze oder Managementsysteme belegt oder vorgegeben, diese Begriffe sollte man für den Titel nur verwenden, wenn der Text sich auf das Entsprechende bezieht. Beispielsweise sollte sich der Begriff "Betriebsanweisung" nur auf Texte beziehen, die nach den Vorgaben des Arbeitsschutzgesetzes gestaltet sind.

Übermittlung

Texte können durch verschiedene Medien übermittelt werden:

  • Brief
  • Email
  • Aushang
  • Handbuch
  • Formblatt
  • ...

Form und Inhalt

Die Form und der Inhalt sollten vom Medium unabhängig sein. Bei einigen Medien (Email) sind allerdings die Formatierungsmöglichkeiten eingeschränkt. Ebenso lassen sich Farben nicht per Fax übermitteln, oder können von Email-Empfängern ohne Farbdrucke nicht korrekt ausgedruckt werden. Es sollte also die Formatierung oder Farbgebung keine Inhaltlichen Informationen enthalten, wenn für den Text verschiedene Übermittlungswege denkbar sind. An Erstellung der Texte werden Mindestanforderungen gestellt. Diese können in verschiedenen Unternehmen unterschiedlich definiert sein, folgende Punkte müssen aber in jedem Fall beachtet werden:

  • Sprachliches:
    • Rechtschreibung und korrekte Grammatik
    • korrekte Wortwahl; Semantik. Anwendung der Fachsprache
    • einheitlicher Wortgebrauch; Anwendung einer Konkordanz
    • Didaktische Qualität
  • Inhaltliches:
    • Lückenlosigkeit der getroffenen Aussagen
    • Eindeutigkeit der getroffenen Aussagen
    • Aktualität
    • Konformität mit der Umgebung und Realität
    • Konformität mit Gesetz, Regelwerk, Norm...
    • Verweise, Quellenangaben
    • Inhaltliche Übereinstimmung mit der Unternehmensphilosophie oder Ideologie (Corporate Identify)
  • Angaben zur Kommunikation:
    • Adressat, Ansprache des Empfängers
    • Verfasser, Urheber, Autor
    • Information zur Verbindlichkeit der Aussagen (modale Hilfsverben)
    • Empfangs- oder Lesebestätigung
  • Organisatorisches, Struktur der Dokumente
    • Einordnung, Titel, Thema
  • Äußerlichkeiten:
    • Formale Übereinstimmung mit der Unternehmensphilosophie oder Ideologie (Corporate Identify)
    • Format und Typografie; Unternehmenserscheinung (Corporate Design)
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