SMS, Grundlagen und Begriffe

Aus AKFP

Elemente des SMS

Diese Seite erläutert die Elemente eines SMS. Ein Klick auf die geweilige Kapitelüberschrift führt auf eine Sammlung der Dokumente des SMS. (in Arbeit)

Struktur des SMS

• Benutzerhinweise, Begriffe, Definitionen
• Anwendungsbereich, normative Verweise, geltendes Regelwerk
• Unternehmensbeschreibung, Organigramm
• Prozesslandschaft
• Dokumente des SMS: Prozessbeschreibungen/Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen, Formblätter

Verfahrensanweisungen

Verfahrensanweisungen und Prozessbeschreibungen sind Dokumente des SMS. Eine Verfahrensanweisung ist ein Dokument, das durch verschiedene Normen gefordert wird, um die normativ vorgeschriebenen Abläufe im Sinne einer verbindlichen Vorschrift im Unternehmen nachvollziehbar zu dokumentieren. Die jeweiligen Verfahren müssen festgelegt, dokumentiert, verwirklicht und aufrechterhalten werden. Dieser Anspruch zieht die Tätigkeiten der Freigabe, Schulung sowie Prüfung bzw. Auditierung nach sich, deren Durchführung ihrerseits dokumentiert sein muss. Verfahrensanweisungen sind ein vorgeschriebenes Element eines Qualitätsmanagementsystemes. Das Qualitätsmanagementhandbuch enthält eine Übersicht über die dokumentierten (Basis-)Verfahren. Aktuelle Normen (z. B. ISO/TS 16949) erlauben gewisse Freiheitsgrade in Bezug auf Dokumentationstiefe, Art und Umfang sowie Wahl der Medien (Papier, elektronische Daten etc.) in Abhängigkeit von der Organisationsstruktur und -Größe.
Zitat aus DIN EN ISO 9001, Stand 1994-08 , Ziffer 4.2.2 und Anmerkung 7:
"Der Lieferant muss

1. Verfahrensanweisungen in Übereinstimmung mit den Forderungen dieser Internationalen Norm und mit der festgelegten Qualitätspolitik des Lieferanten erstellen;
2. das QM-System und seine Verfahrensanweisungen tatsächlich verwirklichen.
3. im SMS auch externe Vorschriften (Gesetze, UVV) berücksichtigen und umsetzen.

Im Zusammenhang mit dieser Internationalen Norm hängen der Umgang und die Einzelheiten der zum QM/SM-System gehörigen Verfahren von der Komplexität der Arbeit, den angewendeten Methoden sowie von den Fertigkeiten und der Schulung ab, die das Personal für das Mitwirken an der Ausführung der Tätigkeit benötigt. Verfahrensanweisungen können auf Arbeitsanweisungen Bezug nehmen, die festlegen, wie eine Tätigkeit ausgeführt wird."

Arbeitsanweisungen

Eine Arbeitsanweisung ist eine verbale Anweisung oder ein Dokument womit mehr oder weniger detailliert geregelt wird, wie bestimmte Arbeitsaufgaben durchzuführen sind.

Arbeitsanweisungen sind an einen bestimmten Prozess bzw. ein Produkt oder einen Arbeitsplatz gebunden. Sie sind ein Hilfswerkzeug für jeden Mitarbeiter, damit er seine Aufgaben qualitätsgerecht erfüllen kann. Die einzelnen Arbeitsschritte werden häufig in Flussdiagrammen (*) oder in einer Checkliste festgehalten (Was ist in welcher Reihenfolge zu tun?).

Der Einsatz einer Standardarbeitsanweisung ist vor allem dann sinnvoll, wenn trotz Erfahrung und Qualifikation des Mitarbeiters wiederholt dieselben Fehler gemacht werden. Arbeitsanweisungen eignen sich auch als gute Grundlage für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

Als Unternehmen kann man selber festlegen, wie eine Arbeitsanweisung auszusehen hat. Eine Aussage zur Erstellung einer solchen Anweisung: „Schreibe sie so, dass der Anwender damit arbeiten kann!“

Eine Sonderform der Arbeitsanweisung stellen Betriebs- oder Bedienungsanleitungen dar.

(*) Flussdiagramme lassen sich mit MS-Visio, oder mit dem Programm "PAP-Designer" erstellen.

Betriebsanleitungen, Bedienungsanleitungen

Erläutern den Umgang des Mitarbeiters mit Maschinen und Geräten. Im Vordergrund steht dabei die Funktion des Geräts. (z.B. Fahrerhandbuch Lok, Bedienungsanleitung Funkgerät)

Weisungen

Weisungen geben Hinweise zur Auslegung von Regeln, Vorschriften und Gesetzen. Sie werden beispielsweise aus aktuellem Anlass oder aufgrund einer Anfrage eines Anwenders an die Leitung gegeben. Eine Weisung muß sich an einen definierten Personenkreis richten, der Verfasser muß benannt sein. Im Falle aktueller Vorfälle soll ggf. falsches Verhalten erläutert, es muß das richtige Verhalten beschrieben und gefordert werden. Weisungen können im Titel auch ergänzt sein z.B. Weisung des Betriebsleiters, Weisung aus aktuellem Anlass, Weisung zur Aufnahme des Betriebs usw.. Weisungen werden auch als "Dienstanweisung" bezeichnet.

Formblätter / Aufzeichnungen

Aufzeichnungen sind Dokumente die vom Anwender gefertigt werden, sie werden manchmal auch als "Nachweis", Nachweisdokument", "Beleg", "Protokoll" oder "Niederschrift" bezeichnet. Beispiele für Aufzeichnungen im Bahnbetrieb ist z.B. die Wagenliste.

Nach DIN EN ISO 8402, 1995-08, Ziffer 3.15 ist eine Aufzeichnung ein Dokument, das einen Nachweis über eine ausgeführte Tätigkeit oder über erzielte Ergebnisse enthält.

Eine Qualitätsaufzeichnung liefert einen Nachweis darüber, inwieweit die Qualitätsforderungen erfüllt werden (dies kann z. B. eine Aufzeichnung über die Produktqualität sein) oder über die Wirksamkeit eines Elementes des QM-Systems (z. B. eine Aufzeichnung über das QM-System). Qualitätsaufzeichnungen können jedoch auch auf Darlegung, Rückverfolgbarkeit sowie Vorbeugungsmaßnahmen und Korrekturmaßnahmen abzielen. Eine Aufzeichnung kann aufgeschrieben oder auf einem Datenträger gespeichert sein. Die Definition der DIN EN ISO 8402, 1995-08 , Ziffer 3.15 ist identisch mit der aus DGQ 11 - 14, Nr. 1.5.6.18.

Aufzeichnungen sind die Unterlagen für glaubwürdige Nachweise. Sie werden in der DIN EN ISO 9001 gleich in zwei Elementen angesprochen (in 4.5 Lenkung der Dokumente und Daten, ferner 4.16 Lenkung von Qualitätsaufzeichnungen). Wegen der Bedeutung von Aufzeichnungen sind diese eindeutig und unverbindlich für die Abwicklung bei Änderungen und bezüglich der Aufbewahrungsfristen im QM-System zu definieren. In diesem Bereich werden in Audits oft Mängel vorgefunden, so dass hier sehr häufig Abweichungsberichte erforderlich sind.

Die Aufzeichnung wurde in der DIN EN ISO 9001:1994-08 als Qualitätsaufzeichnung bezeichnet.

Im QM ISO 9008 gibt’s noch das Nachweisdokument: Ein Nachweisdokument ist ein qualitätsrelevantes Dokument, das Nachweise (Aufzeichnungen) hinsichtlich der Durchführung bestimmter Tätigkeiten oder Verfahren beinhaltet.

Betriebsanweisungen

Die Betriebsanweisung (BA) ist im Gegensatz zu einer Betriebsanleitung ein Dokument, welches ausschließlich auf Gefahren hinweisen soll.

Betriebsanweisungen müssen in Deutschland für biologische Arbeitsstoffe, Gefahrstoffe und deren Zubereitungen, die diese Stoffe über bestimmte Prozentsätze hinaus enthalten und für Maschinen und andere technische Anlagen erstellt werden.

Der folgende Inhalt für die Betriebsanweisungen wird z. B. von den Berufsgenossenschaften vorgeschlagen:

1. Anwendungsbereich
2. Gefahren für Mensch und Umwelt
3. Schutzmaßnahmen und Verhaltensregeln
4. Verhalten bei Störungen
5. Verhalten bei Unfällen, Erste Hilfe
6. Sachgerechte Entsorgung / Instandhaltung (bei Maschinen / technischen Anlagen)
7. Folgen der Nichtbeachtung

Grundlage für eine Betriebsanweisung ist die Gefährdungsanalyse. Diese ist in den technischen Regeln für Betriebssicherheit (TRBS) beschrieben: TRBS 1111.

Hinweise auf die Notwendigkeit von Betriebsanweisungen ergeben sich z. B. aus den Unfallverhütungsvorschriften der Berufsgenossenschaft (UVV bzw. jetzt BGV A1 § 2), aus dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG §§ 4, 9 Abs. 1 und 12 Abs. 1), aus der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV § 9), aus der Biostoffverordnung (BioStoffV § 12) und aus der Gefahrstoffverordnung (GefStoffV § 14).

Eine Sammlung von Musteranleitungen und Blanko-Vordrucken findet man bei der BG RCI.

Dokumente erstellen

• Dokumente erstellen
• Verwendung modaler Hilfsverben gemäß DIN 820-2:2008-05 Anhang H.